Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Nuorten Väylä Oy
Pohjoistie 2 45740 Kuusankoski
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mikko Myyrä
Puh. 050 366 8870
[email protected]
Rekisterin nimi
Nuorten Väylä Oy:n työnhakijarekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen tai Nuorten Väylä Oy:n oikeutettuun etuun. Nuorten Väylä Oy:n oikeutettu etu voi liittyä oikeudellisen vaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Nuorten Väylä Oy käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että työnhakija on hakenut töihin Nuorten Väylä Oy:lle. Työhakemus voi kohdistua tiettyyn tehtävään tai työhakemus voi olla avoin hakemus. Työnhakijalta saatuja tietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.
Nuorten Väylä Oy voi käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Työnhakijan henkilötietoja voidaan käsitellä myös tilastollisiin tarkoituksiin.
Nuorten Väylä Oy voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Mikäli työnhakija vierailee Nuorten Väylä Oy:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
Perustiedot
Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero, kansallisuus, sukupuoli, syntymäaika ja äidinkieli.
Työhistoriaan liittyvät tiedot
Aiemmat työnantajat, työtehtävät, osasto, työsuhteen alku- ja loppupäivämäärä, työsuhteen kesto, kuvaus työtehtävistä, suosittelijat yhteystietoineen ja työtodistukset.
Koulutukseen liittyvät tiedot
Peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos ja opiskelutodistukset.
Pätevyydet
Kielitaito, luottamustehtävät, suoritetut kurssit ja pätevyydet sekä tiedot osaamisesta.
Muut tiedot
Valokuva, LinkedIn-profiili, hakemuskirje, ansioluettelo, palkkatoivomus, haettu työtehtävä, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, soveltuvuusarvioinnin tulokset, luottotietoselvitys, harrastukset ja muut työnhakijan ilmoittamat valintaa edistävät tiedot. Järjestelmiin voi tallentua myös Nuorten Väylä Oy:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.
Mikäli työnhakija vierailee Nuorten Väylä Oy:n yksiköissä, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta. Nuorten Väylä Oy voi suorittaa kameravalvontaa yksiköiden alueella mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei käytetä tietyn työnhakijan tai tiettyjen työnhakijoiden tarkkailuun. Käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa ei ole kameravalvontaa.
Mistä henkilötiedot saadaan
Lähtökohtaisesti Nuorten Väylä Oy saa työnhakijan henkilötiedot työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta ja sen liitteistä. Lisäksi Nuorten Väylä Oy voi saada työnhakijaa koskevia henkilötietoja niiltä tahoilta, jotka työnhakija on työhakemuksessa tai haastattelussa nimennyt lisätietojen antajiksi. Mikäli Nuorten Väylä Oy teettää työnhakijan suostumuksella henkilöarvioinnin, saa Nuorten Väylä Oy työnhakijaa koskevia henkilötietoja arvioinnin suorittajalta.
Nuorten Väylä Oy voi saada työnhakijan henkilötietoja myös henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajalta, jolloin henkilöstövuokrausyritys on tehtävään valituksi tulleen työnhakijan työnantaja. Edellä kuvatussa tilanteessa henkilöstövuokrausyritys toimii rekisterinpitäjänä ja Nuorten Väylä Oy henkilötietojen käsittelijänä.
Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Nuorten Väylä Oy ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.
Työnhakijan henkilötietoja ei siirretä Nuorten Väylä Oy:n ulkopuolelle lukuun ottamatta sellaista mahdollista tahoa, joka suorittaa työntekijävalinnan tai henkilöarvioinnin Nuorten Väylä Oy:n puolesta. Nuorten Väylä Oy:n sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. Nuorten Väylä Oy voi luovuttaa henkilötietoja myös sellaisille tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysajat
Nuorten Väylä Oy säilyttää työnhakijoiden henkilötiedot pääsääntöisesti kahden vuoden ajan valintapäätöksestä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.
Nuorten Väylä Oy:n tiloissa kuvattuja kameravalvontatietoja säilytetään tavallisesti 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on kuvattu. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään Suomessa, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään kuin 50 vuorokautta, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi).
Nuorten Väylä Oy voi säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon lainsäädännöstä, kuten työsopimus-, työturvallisuus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat sekä lainmukaiset kanne- ja vanhentumisajat.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Nuorten Väylä Oy noudattaa työnhakijoiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä Nuorten Väylä Oy:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
Nuorten Väylä Oy säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Nuorten Väylä Oy:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan Nuorten Väylä Oy:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.
Työnhakijan oikeudet
Työnhakijan oikeus päästä omiin tietoihinsa
Työnhakijalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Nuorten Väylä Oy hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on työnhakijalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Nuorten Väylä Oy on tallentanut hänestä. Nuorten Väylä Oy voi pyytää työnhakijaa täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia työnhakijan pyyntö koskee. Työnhakijan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Nuorten Väylä Oy:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Työnhakijan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.
Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos työnhakijan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos työnhakija esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, Nuorten Väylä Oy voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Työnhakijalla on oikeus vaatia, että Nuorten Väylä Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä työnhakijaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun Nuorten Väylä Oy saa oikean henkilötiedon työnhakijalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan työnhakijan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Työnhakija on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Nuorten Väylä Oy:n on työnhakijan pyynnöstä poistettava työnhakijaa koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
- Työnhakija peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Työnhakijalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu Nuorten Väylä Oy:n ja työnhakijan väliseen sopimukseen. Jos työnhakija on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, työnhakijan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Nuorten Väylä Oy:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää työnhakijan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Nuorten Väylä Oy:n on työnhakijan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
- Työnhakija kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Nuorten Väylä Oy voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja työnhakija vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- Nuorten Väylä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta työnhakija tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Työnhakija on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö Nuorten Väylä Oy:n oikeutetut perusteet työnhakijan perusteet, on kesken.
Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.
Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun työnhakija on itse toimittanut Nuorten Väylä Oy:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Nuorten Väylä Oy:n ja työnhakijan välisen sopimuksen tai työnhakijan suostumuksen nojalla, työnhakijalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan Nuorten Väylä Oy:ltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli työnhakija katsoo, että Nuorten Väylä Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Työnhakijan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työnhakija voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Nuorten Väylä Oy:n yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu työnhakijan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai postitse osoitteeseen Nuorten Väylä Oy, Pohjoistie 2, 45740 Kuusankoski.
Sen varmistamiseksi, että työnhakijan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin työnhakijalle itselleen, voi Nuorten Väylä Oy pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.